Com incorporar una Startup a Espanya
Hi ha diferents tipus d’estructures societàries a Espanya però als efectes d’aquest article ens centrarem en el procés i els requisits per constituir una societat de responsabilitat limitada, també anomenada “Sociedad Limitada” o “S.L.”.
Aquesta és, sens dubte, la forma corporativa més utilitzada a Espanya i ha estat la forma més utilitzada per les corporacions estrangeres –inclosos els grans grups internacionals– per invertir a Espanya.
En aquest article, ens centrarem en els principals aspectes a tenir en compte a l’hora de constituir un negoci a Espanya a través d’una societat de responsabilitat limitada.
1. El nom de la societat
El primer pas serà sol·licitar una denominació social al Registre Mercantil Central per comprovar que no hi ha cap altra societat inscrita a Espanya amb la mateixa denominació. Sempre que no n’hi hagi cap igual, el sol·licitant rebrà un “certificat negatiu de nom”.
Per garantir l’èxit de la sol·licitud, s’aconsella verificar per endavant quins noms poden ser acceptats i quins poden ser rebutjats.
Es tracta d’un document indispensable, ja que sense ell el sol·licitant mai no podrà realitzar cap dels altres tràmits necessaris per constituir la societat (p. ex.: obrir un compte bancari a nom de l’empresa, formalitzar l’escriptura notarial, etc.).
Un cop concedit, el nom es reservarà per al sol·licitant durant un període de 6 mesos. Passat aquest període, el nom tornarà a estar disponible per a altres sol·licitants si és que la societat no s’ha constituït definitivament. Tanmateix, sempre és possible tornar a sol·licitar el mateix nom si encara està disponible.
2. Obtenció del NIE/NIF per a persones físiques i societats estrangeres
Els estrangers (inclosos els ciutadans de la UE) que esdevinguin accionistes i/o administradors d’una empresa espanyola han d’obtenir prèviament un NIF en forma de “Número d’identificació d’estrangers” (NIE) per a persones estrangeres i un “Número d’Identificació Fiscal” (NIF) per a corporacions estrangeres.
Tots dos documents (NIE i NIF) són expedits pel Ministeri de l’Interior espanyol i per l’Agència Tributària Espanyola (AEAT) respectivament.
Els requisits necessaris per sol·licitar el NIE són els següents: (i) presentar una còpia del passaport en vigor o un altre document d’identitat equivalent al DNI espanyol; (ii) aportar algun justificant de residència dins la jurisdicció consular espanyola; (iii) proporcionar un poder (acompanyat d’una traducció jurada al castellà i de la postil·la de l’Haia) si el sol·licitant actua a través d’un representant; i (iv) pagar la taxa corresponent per la seva emissió.
En els casos de societats estrangeres, s’han de complir requisits addicionals, com ara aportar un certificat del registre de societats o de l’autoritat tributària del país d’origen. Aquest certificat ha de contenir informació sobre si l’empresa és legalment una corporació, el seu nom, domicili social, nacionalitat, data de constitució i registre, representants legals, etc.
3. Obrir un compte bancari
Un cop obtingut el certificat de nom negatiu i el NIF, el següent pas serà obrir un compte bancari a qualsevol entitat bancària espanyola.
El capital social mínim exigit per llei per ser dipositat per a una Societat Limitada és de 3.000 €. El banc emetrà un certificat on consti el desemborsament del capital social, i a on s’especifiquen les quantitats abonades per cadascun dels futurs accionistes intervinents.
4. Redacció dels estatuts de la societat
Un altre requisit necessari per a la constitució de la societat serà la redacció dels seus estatuts.
Aquest document fixarà les normes que regiran l’empresa. Per tant, la seva redacció requereix el compliment de diversos requisits i normes d’acord amb la legislació espanyola.
Els estatuts inclouran necessàriament informació sobre: (i) la denominació social de la societat, (ii) el seu objecte social, (iii) l’exercici de la societat, (iv) la composició i organització de l’òrgan de direcció, (v) si l’òrgan de direcció serà remunerat o no, i (vi) el capital social.
També es pot constituir una societat limitada amb un accionista únic, independentment de si l’accionista és una persona física o jurídica.
Si la societat té un accionista únic, caldrà comunicar al Registre Mercantil la identitat de l’accionista únic. En aquests casos, la nova societat comercialitzarà amb la menció que l’empresa té un accionista únic (“Societat Unipersonal”).
Pel que fa a l’òrgan d’administració de la societat, pot estar format per una sola persona, per dos administradors (que actuen conjuntament o no), o per un consell d’administració. En aquest darrer cas, es requerirà un mínim de tres administradors.
5. Escriptura de constitució
El següent pas serà formalitzar l’escriptura pública de constitució de l’empresa davant notari.
Per formalitzar l’escriptura serà necessària la presència dels accionistes fundadors i/o dels seus representants degudament autoritzats. En aquest punt, és important recordar que els accionistes i administradors hauran d’aportar al notari la documentació anomenada en apartats anteriors (NIE o NIF espanyol, i un certificat del Registre de Societats o impostos de l’autoritat fiscal del país d’origen en cas de ser una empresa, entre d’altres).
En formalitzar l’escriptura, la societat podrà iniciar les seves operacions comercials, llevat que l’escriptura de constitució estableixi el contrari. Per a això, caldrà sol·licitar el NIF provisional.
6. Obtenció del número d’identificació fiscal provisional de la societat que s’ha constituït
No hi ha cap limitació (llevat que els estatuts s’acordin el contrari) perquè la nova societat iniciï la seva activitat comercial abans de la seva inscripció en el Registre Mercantil.
A aquest efecte, necessitarà un NIF provisional per poder identificar-se davant de tercers en la realització de transaccions comercials. El número d’identificació fiscal provisional s’ha de sol·licitar a l’Agència Tributària Espanyola.
7. Inscripció al Registre Mercantil
El Registre Mercantil és un òrgan administratiu que té com a funció donar a conèixer oficialment la situació jurídica de les empreses a Espanya.
La inscripció determina l’adquisició de la personalitat jurídica de la nova societat, sent la inscripció un indicador de que compleix amb tota la normativa vigent i té la seva legalitat verificada.
El termini habitual que té el Registre Mercantil per analitzar la documentació i donar d’alta la societat és d’entre 2 i 4 setmanes des de la presentació de la sol·licitud. Un cop inscrita la societat, el Registre Mercantil publicarà un anunci al Butlletí Oficial del Registre Mercantil (B.O.R.M.E.).
8. NIF i declaració de la inversió estrangera
Un cop inscrita al Registre Mercantil, és el moment de sol·licitar el NIF definitiu de la societat.
Addicionalment, es considera inversió estrangera la constitució d’una societat espanyola per part d’una persona jurídica o física estrangera. Per aquest motiu, la constitució s’ha de declarar davant el Registre Espanyol d’Inversions del Ministeri d’Economia. Per lo que caldrà presentar el model D-1A degudament emplenat. La seva finalitat és únicament informativa, encara que obligatòria i s’ha de presentar dins del primer mes de la constitució de la nova societat.