Cómo incorporar una Startup en España
Existen diferentes tipos de estructuras societarias en España pero a los efectos de este artículo nos centraremos en el proceso y requisitos para constituir una sociedad de responsabilidad limitada, también llamada “Sociedad Limitada” o “S.L.”.
Ésta es, sin duda, la forma corporativa más utilizada en España y ha sido la forma más utilizada por las corporaciones extranjeras –incluidos los grandes grupos internacionales – para invertir en España.
En este artículo, vamos a centrarnos en los principales aspectos a tener en cuenta a la hora de constituir un negocio en España a través de una sociedad de responsabilidad limitada.
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1. El nombre de la sociedad
El primer paso será solicitar una denominación social en el Registro Mercantil Central para comprobar que no existe ninguna otra sociedad inscrita en España con la misma denominación. Siempre que no haya ninguna igual, el solicitante recibirá un «certificado negativo de nombre».
Para garantizar el éxito de la solicitud, se aconseja verificar de antemano qué nombres pueden ser aceptados y cuáles pueden ser rechazados.
Se trata de un documento indispensable, ya que sin él el solicitante nunca podrá realizar ninguno de los otros trámites necesarios para constituir la sociedad (p. ej.: abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa, formalizar la escritura notarial, etc.).
Una vez concedido, el nombre se reservará para el solicitante durante un período de 6 meses. Pasado este período, el nombre volverá a estar disponible para otros solicitantes si es que la sociedad no se ha constituido definitivamente. Sin embargo, siempre es posible volver a solicitar el mismo nombre si todavía está disponible.
2. Obtención del NIE/NIF para personas físicas y sociedades extranjeras
Los extranjeros (incluidos los ciudadanos de la UE) que se conviertan en accionistas y/o administradores de una sociedad española deben obtener previamente un NIF en forma de «Número de identificación de extranjeros» (NIE) para personas extranjeras y uno «Número de Identificación Fiscal» (NIF) para empresas extranjeras.
Ambos documentos (NIE y NIF) son expedidos por el Ministerio del Interior español y por la Agencia Tributaria Española (AEAT) respectivamente.
Los requisitos necesarios para solicitar el NIE son los siguientes: (i) presentar una copia del pasaporte en vigor u otro documento de identidad equivalente al DNI español; (ii) aportar algún justificante de residencia en la jurisdicción consular española; (iii) proporcionar un poder (acompañado de una traducción jurada al castellano y de la apostilla de La Haya) si el solicitante actúa a través de un representante; y (iv) pagar la tasa correspondiente por su emisión.
En los casos de sociedades extranjeras, deben cumplirse requisitos adicionales, tales como aportar un certificado del registro de sociedades o de la autoridad tributaria del país de origen. Este certificado debe contener información sobre si la empresa es legalmente una corporación, su nombre, domicilio social, nacionalidad, fecha de constitución y registro, representantes legales, etc.
3. Apertura de una cuenta bancaria
Como abrir una cuenta bancaria:
Una vez obtenido el certificado de nombre negativo y el NIF, el siguiente paso será abrir una cuenta bancaria en cualquier entidad bancaria española.
El capital social mínimo exigido por ley para ser depositado para una Sociedad Limitada es de 3.000€. El banco emitirá un certificado en el que conste el desembolso del capital social, en el que se especifiquen las cantidades abonadas por cada uno de los futuros accionistas intervinientes.
4. Redacción de los estatutos de la sociedad
Otro requisito necesario para la constitución de la sociedad será la redacción de sus estatutos.
Este documento fijará las normas que regirán la sociedad. Por tanto, su redacción requiere el cumplimiento de varios requisitos y normas de acuerdo con la legislación española.
Los estatutos incluirán necesariamente información sobre: (i) la denominación social de la sociedad, (ii) su objeto social, (iii) el ejercicio de la sociedad, (iv) la composición y organización del órgano de dirección, ( v) si el órgano de dirección será remunerado o no, y (vi) el capital social.
También puede constituirse una sociedad limitada con un accionista único, independientemente de si el accionista es una persona física o jurídica.
Si la sociedad tiene un accionista único, deberá comunicarse al Registro Mercantil la identidad del accionista único. En estos casos, la nueva sociedad comercializará con la mención de que la empresa tiene un accionista único (“Sociedad Unipersonal”).
Por lo que respecta al órgano de administración de la sociedad, puede estar formado por una sola persona, por dos administradores (que actúan conjuntamente o no), o por un consejo de administración. En este último caso, se requerirá al menos tres administradores.
5. Escritura de constitución
El siguiente paso será formalizar la escritura pública de constitución de la sociedad ante notario.
Para formalizar la escritura será necesaria la presencia de los accionistas fundadores y/o sus representantes debidamente autorizados. En este punto, es importante recordar que los accionistas y administradores tendrán que aportar al notario la documentación que hemos mencionado en apartados anteriores (NIE o NIF español, y un certificado del Registro de Sociedades o de impuestos del país de origen en caso de ser una empresa, entre otros).
Al formalizar la escritura, la sociedad podrá iniciar sus operaciones comerciales, salvo que la escritura de constitución establezca lo contrario. Para ello, será necesario solicitar el NIF provisional de la sociedad.
6. Obtención del número de identificación fiscal provisional de la sociedad que se ha constituido
No existe limitación alguna (a menos que los estatutos se acuerden lo contrario) para que la nueva sociedad inicie su actividad comercial antes de su inscripción en el Registro Mercantil.
A tal efecto, la nueva sociedad necesitará un NIF provisional para poder identificarse frente a terceros en la realización de transacciones comerciales. El número de identificación fiscal provisional debe solicitarse a la Agencia Tributaria Española.
7. Inscripción en el Registro Mercantil
El Registro Mercantil es un órgano de administración cuya función es dar a conocer oficialmente la situación jurídica de las sociedades en España.
La inscripción determina la adquisición personalidad jurídica de la nueva sociedad, siendo éste un indicador de que cumple con la normativa vigente y su legalidad está verificada.
El plazo habitual que tiene el Registro Mercantil para analizar la documentación y dar de alta a la sociedad es de entre 2 y 4 semanas desde la presentación de la solicitud. Una vez inscrita, el Registro Mercantil publicará un anuncio en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (B.O.R.M.E.).
8. NIF y declaración de la inversión extranjera
Una vez la sociedad quede inscrita en el Registro Mercantil, es el momento de solicitar el NIF definitivo.
Adicionalmente, se considera inversión extranjera la constitución de una sociedad española por parte de una persona jurídica o física extranjera. Por este motivo, la constitución debe declararse ante el Registro Español de Inversiones del Ministerio de Economía. Por lo que habrá que presentar el modelo D-1A debidamente cumplimentado. Su finalidad es únicamente informativa, aunque obligatoria y debe presentarse dentro del primer mes de la constitución de la nueva sociedad.